Los mejores proveedores de VoIP para empresas para 2021

Los mejores proveedores de VoIP para empresas para 2021

A pesar de que las restricciones pandémicas están disminuyendo, la mayoría de los trabajadores de oficina continúan trabajando desde casa. Eso sigue siendo un problema para las empresas que dependen de las comunicaciones telefónicas para conectar a clientes, empleados y socios. Atar tantas líneas telefónicas distribuidas en un sistema es un desafío, especialmente para los departamentos de TI más pequeños. Afortunadamente, ahí es donde pueden brillar los proveedores de voz sobre IP (VoIP) servidos en la nube. Con VoIP en la nube (a veces llamado “PBX en la nube”), puede mover extensiones directas a nuevas ubicaciones geográficas simplemente haciendo clic con el mouse. Los dispositivos también pueden cambiar con una descarga de software o simplemente reconfigurando el desvío de llamadas. Dado que muchos de estos sistemas también agregan una amplia variedad de funciones de colaboración en equipo, la VoIP en la nube sigue siendo una de las mejores inversiones pandémicas que puede hacer una empresa.

Aún así, COVID-19 no durará para siempre, por lo que es importante tener en cuenta los criterios básicos de VoIP. Eso significa proporcionar comunicaciones de voz para los empleados en sus escritorios una vez que comiencen a regresar a la oficina. Es posible que los sistemas VoIP también necesiten respaldar un centro de llamadas para ventas o servicio y soporte al cliente; ya menudo necesitan conectarse con y a través de una serie de otros canales de comunicación, como conferencias telefónicas, máquinas de fax, comunicaciones móviles, mensajes de texto, videoconferencias y teléfonos inalámbricos.

Además de eso, a menudo se espera que proporcionen una funcionalidad más avanzada a través del software, como la colaboración en reuniones compartidas, la transcripción de correo de voz a correo electrónico y la grabación de llamadas. Y no lo olvidemos, muchas empresas todavía necesitan un servicio que se conecte a la red telefónica pública conmutada (PSTN).

Debido a que trabajan en una gama tan amplia de funciones y canales, muchos de los sistemas telefónicos actuales están adoptando el nombre de Comunicaciones unificadas como servicio (UCaaS). Por lo general, se trata de PBX virtuales (intercambios de sucursales privadas) basados ​​en la nube que incluyen al menos un cliente de software (generalmente varios) para mejorar su funcionalidad en la web, el escritorio y especialmente los dispositivos móviles. Incluso los sistemas de VoIP residenciales vienen con características que son simplemente imposibles con un sistema telefónico convencional.

Una de las características que hace que VoIP sea tan atractivo es su flexibilidad. VoIP funciona en una amplia variedad de entornos y en una larga lista de dispositivos que van desde teléfonos de escritorio analógicos hasta softphones que se incorporan a un teléfono celular. Estos sistemas a menudo también pueden integrar todo o parte de sus clientes de softphone en otras aplicaciones de back-office, como su gestión de relaciones con el cliente (CRM) o plataformas de mesa de ayuda.

Simplemente imagine la interfaz estándar de una aplicación de este tipo que de repente tiene un teclado de marcación y algunos botones de función como una pantalla emergente y tendrá una idea básica de cómo funciona esto. Además, estos sistemas basados ​​en la nube pueden tener una variedad de números de teléfono en ubicaciones globales, de modo que sus clientes puedan tener acceso gratuito a su teléfono con un costo mínimo o sin cargo.

Cómo elegir el sistema VoIP adecuado

Antes de que pueda comenzar a considerar un sistema telefónico, debe averiguar exactamente cómo lo va a usar y qué parte de su negocio estará involucrada. Debe mirar su sistema telefónico existente y decidir si simplemente se quedará con todo y agregará algunas funciones de VoIP, retendrá solo una parte o reemplazará todo. Con frecuencia, un reemplazo total no está en las tarjetas, aunque solo sea porque algunas partes de su sistema telefónico existente no se pueden cambiar fácilmente a softphones o incluso a teléfonos VoIP de escritorio.

Por ejemplo, si tiene un entorno de fabricación pesado con actividades al aire libre, como un patio de fabricación de acero o una empresa de jardinería, sus viejos teléfonos para exteriores pueden ser exactamente lo que necesita. También debe decidir qué funciones del sistema telefónico existente se requieren y qué funciones de un nuevo sistema telefónico cree que es necesario llevar a cabo en el futuro.

Al planificar, es importante incluir a las partes interesadas de todas las partes clave de su negocio. Sí, esto incluye especialmente al personal de TI y al personal de seguridad de datos, ya que sus llamadas de voz ahora serán comunicaciones de datos. Pero también debe incluir a los trabajadores que realmente utilizarán el sistema para realizar el trabajo, especialmente el trabajo que genera ingresos y atrae a los clientes.

Estas personas tienen conocimientos invaluables sobre lo que realmente se necesita frente a lo que es simplemente genial y nuevo. Además, necesitará sus comentarios para seleccionar un sistema telefónico que realmente haga avanzar su negocio, no solo se adapte a su entorno de TI. Para los usuarios de nivel empresarial, eso comienza con la comprensión de lo que realmente es VoIP.

Se está utilizando un teléfono inalámbrico VoIP

Entonces, ¿qué es VoIP exactamente?

VoIP es un método para digitalizar señales de voz y luego enviar la información de voz digital a través de una red IP. Para lograr esto, la información de voz analógica se codifica mediante un software llamado códec. Cuando llega el momento de volver a cambiar la señal digital a analógica para que sea comprensible, otro códec hace ese trabajo.

Para que un sistema de VoIP funcione, necesita un medio para enrutar las llamadas entre usuarios o al mundo exterior. En un sistema basado en la nube, esto se maneja mediante un PBX virtual. En la nube, este enrutamiento lo administra su proveedor de VoIP, que es parte de la razón por la que les paga. Cualquiera que sea el proveedor que esté suministrando, también está ejecutando una gran operación de PBX en un centro de datos en algún lugar, y cortando un poco para dedicarlo a su organización a cambio de sus tarifas de suscripción.

Básicamente, está compartiendo una PBX grande con los otros clientes de ese proveedor, pero debido a que estas empresas utilizan la segmentación de múltiples inquilinos, su PBX parecerá dedicada a usted. Este motor se encargará de enrutar las llamadas en su red VoIP y también a otras personas.

Sin embargo, para muchas empresas existe la necesidad de enrutar las llamadas a la PSTN y otros teléfonos analógicos. Esto puede significar una puerta de enlace PSTN, o incluso un PBX híbrido, donde hay al menos un pequeño conmutador telefónico ubicado en su oficina. Su proveedor de VoIP le informará si esto es necesario en la etapa de planificación. Tenga en cuenta que en estos días, un PBX se ve exactamente como los otros servidores en su centro de datos, excepto con un medio adjunto para manejar teléfonos locales y analógicos.

Sin embargo, muchas pequeñas empresas se esfuerzan por evitar cualquier componente de PBX en las instalaciones. Eso se debe en parte al ahorro de costos y en parte a que las capacidades que ofrecen los sistemas totalmente en la nube son lo suficientemente avanzadas para sus necesidades. Algunos PBX en la nube virtual, por ejemplo, pueden manejar la conectividad PSTN sin ningún requisito de hardware en el sitio. Asegúrese de preguntarle a cualquier posible proveedor de servicios de VoIP sobre esto antes de comprometerse.

Cómo UCaaS beneficia a su negocio

Si todo esto comienza a parecer más un problema de lo que vale la pena, recuerde que convertir su PBX en una solución de software significa una oportunidad significativa de flexibilidad e integración que simplemente no puede obtener de otra manera. Después de todo, los programadores ahora pueden tratar su teléfono como una aplicación. A donde eso nos lleva es al paradigma de UCaaS que cambia rápidamente mencionado anteriormente. Aquí, los proveedores de VoIP, como los que hemos revisado, brindan capacidades de software adicionales que se implementan y administran desde una única consola unificada.

Si bien las características exactas que se ofrecen en cualquier solución UCaaS en particular pueden cambiar radicalmente de un proveedor a otro, la mayoría incluye opciones para videoconferencias, reuniones compartidas y herramientas de colaboración de documentos, fax integrado, integración de VoIP móvil y clientes de softphone independientes del dispositivo. Ese último es especialmente importante ahora porque significa que sus empleados pueden descargar una aplicación en su teléfono inteligente personal o computadora portátil de la empresa y esa aplicación reflejará todas las funciones de su teléfono corporativo, incluida la respuesta a las llamadas que ingresan al número de teléfono de su empresa y su extensión en particular. Para las personas atrapadas en casa por la pandemia, esa es una solución perfecta.

Los softphones están en el corazón de la mayoría de las instancias de UCaaS y, para muchos compradores de VoIP, se están convirtiendo en el caso de uso principal, a veces obviando por completo la necesidad de teléfonos físicos. Parte de eso se debe a que funcionan tan bien en teléfonos móviles y tabletas como en computadoras de escritorio o portátiles. Para los trabajadores de los centros de llamadas, los softphones son a menudo la única herramienta porque son la ventana de entrada a cualquier CRM o integración de la mesa de ayuda, que hoy en día es imprescindible para ese trabajo.

Entonces, por ejemplo, un softphone puede combinar una conversación telefónica con un chat de texto y compartir pantalla, lo que significa que una conversación entre dos empleados puede agregar más participantes sin problemas, manejar los chats de texto privados entre esos participantes mientras la llamada continúa y extenderse a una sesión de colaboración en la que el grupo comparte pantallas, documentos y datos, sin preparación, sin líneas reservadas, solo clics de botones. En el caso de una integración de CRM, el sistema podría reconocer el número de teléfono del cliente o algún otro identificador y automáticamente abrir ese registro para el técnico o el vendedor que responde a la llamada. Incluso puede alertar a un gerente para que controle la llamada si se trata de un cliente especialmente importante.

Eso es lo básico de UCaaS, pero el concepto está en constante evolución para incluir más tecnologías de comunicación y colaboración. Esas capacidades también se modifican para proporcionar nuevos beneficios, a veces generales, a veces dirigidos a verticales específicas, como la atención médica, por ejemplo. La clave es la integración. La voz se está integrando con otras aplicaciones de back-end, y UCaaS lo está facilitando. De hecho, se ha vuelto tan popular que ha experimentado un rápido crecimiento en los últimos años, como lo confirma una investigación reciente de Statista.

Gráfico de Statista: Crecimiento proyectado del mercado de UCaaS en EE. UU. Hasta 2024
Crecimiento proyectado del mercado de UCaaS en EE. UU. Hasta 2024

Sin embargo, esa rica estructura de características puede cambiar radicalmente entre proveedores. Por ejemplo, el softphone de RingCentral ofrece una larga lista de integraciones y características de aplicaciones, que incluyen no solo plataformas de colaboración, sino también correo electrónico bidireccional y programación, entre otras cosas. El cliente de softphone de Line2, por otro lado, está específicamente diseñado para ser simple para que los usuarios puedan captarlo rápidamente, y lo hace principalmente reflejando los botones que encontrarías en un teléfono de escritorio estándar. Dos extremos del espectro, pero eso significa que debe tener mucho cuidado al probar estas aplicaciones para asegurarse de que está obteniendo no solo lo que necesita, sino de la manera correcta para el funcionamiento de su empresa.

Aprovechar al máximo no solo la comunicación VoIP básica, sino también todas estas características de UCaaS, significa comprender algunas de las tecnologías que se ejecutan debajo o junto a VoIP. Para la mayoría de VoIP …

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