Los mejores proveedores de almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube para empresas

Los mejores proveedores de almacenamiento y uso compartido de archivos en la nube para empresas

El almacenamiento en la nube es mucho más que un lugar para descargar los datos de su empresa. Claro, es otra letra de unidad donde los usuarios pueden compartir archivos, pero con un servicio en la nube administrado detrás de ellas, estas plataformas ofrecen varias otras capacidades que el almacenamiento local simplemente no puede porque no estaba destinado a hacerlo. Estamos hablando de cosas como capacidad elástica, edición en línea con control de versiones multiusuario y seguridad más sólida. La mayoría de ellos también ofrecen integración de aplicaciones con el resto de su cartera de servicios en la nube, especialmente con otros proveedores de almacenamiento y copias de seguridad comerciales.

Si sus empleados todavía están trabajando desde casa debido a la pandemia, y especialmente si eso podría volverse permanente para ellos, un recurso de almacenamiento en la nube es un componente fundamental al construir un espacio de colaboración en línea de trabajo híbrido o si se está mudando a un espacio completo. entorno de escritorio como servicio (DaaS). Necesitará uno de ellos no solo para almacenar y organizar sus datos, sino también para manejar la colaboración básica, especialmente la protección de datos y los permisos granulares. La integración significa que incluso si el trabajo principal se está realizando en otra aplicación, como Salesforce o Slack, todos esos beneficios aún se aplican.

Desafortunadamente, esa misma amplitud de capacidades también puede presentar dificultades. La gran cantidad de funciones que ofrecen los proveedores para competir y diferenciarse puede hacer que sea difícil concentrarse en lo que realmente necesita. Sin embargo, existen algunas consideraciones clave que todo el mundo necesita. Por ejemplo, cualquier solución de almacenamiento en la nube empresarial debe ser accesible, rastreable y segura. Eso significa acceso desde cualquier lugar a través de la nube, un registro de quién accedió a qué y cuándo, y un servicio que protege los datos con control de acceso, copias de seguridad y cifrado.

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A nivel de TI, los administradores necesitan saber qué nube aloja sus datos y dónde se encuentran esos centros de datos. Esto puede resultar abrumador no solo porque algunos proveedores se muestran reacios a compartir esta información, sino también porque muchas soluciones dependen de revendedores de valor agregado (VAR) para producir sus recursos de almacenamiento en la nube. Eso crea un pantano de back-end en el que puede ser difícil determinar dónde se almacenan realmente los bits. Discutiremos todos estos problemas con más detalle a continuación.

¿Qué puede hacer el almacenamiento empresarial en la nube?

El lado positivo de esta lista cada vez mayor de características es que las organizaciones inteligentes pueden encontrar formas nuevas y creativas de usar su infraestructura de almacenamiento. El almacenamiento en la nube significa que puede modificar un servicio para que actúe como un sistema de administración de documentos liviano o incluso como un administrador de flujo de trabajo que controla cómo fluyen sus datos a través de una cadena de usuarios. O puede centrarse en las funciones de colaboración y uso compartido de archivos para que los empleados puedan editar los mismos archivos en un espacio de equipo mientras protegen su trabajo con el control de versiones.

Este tipo de personalización es más importante ahora que nunca. Según una encuesta reciente de GlobalWorkPlaceAnalytics.com, al menos el 50 por ciento de la fuerza laboral de EE. UU. Está ahora configurada para el trabajo remoto. Los empleados que se alejan de un modelo de trabajo de oficina central pueden alterar drásticamente la forma en que se realiza el trabajo. El almacenamiento y la recuperación de los datos de su empresa deben adaptarse y ningún otro método de almacenamiento puede manejar esos cambios tan fácilmente como un servicio en la nube.

El problema es que la personalización efectiva requiere planificación, especialmente cuando esa personalización gira en torno a flujos de trabajo importantes. El hecho de que un proveedor de almacenamiento tenga una larga lista de funciones no significa que automáticamente las aprovechará todas. Saber qué características funcionarán mejor y en qué combinación es una planificación que solo usted, su personal de TI y sus gerentes comerciales de primera línea pueden hacer.

Enfoque sus esfuerzos de planificación en solo los flujos de trabajo clave al principio y comience con algo pequeño. Preste atención a las capacidades principales, especialmente la accesibilidad confiable, las copias de seguridad efectivas, el almacenamiento seguro y la administración de usuarios y grupos. Una vez que sepa cómo quiere que funcione todo eso mientras sus trabajadores están tan ampliamente distribuidos, puede expandirse al flujo de trabajo automatizado, la colaboración y las integraciones de aplicaciones de terceros. A veces, las integraciones de aplicaciones principales deben considerarse antes, por ejemplo, si su empresa se ha estandarizado en una plataforma de productividad en particular. (es decir, las tiendas de Google elegirán Google Drive, mientras que los equipos de Microsoft 365 probablemente seleccionarán OneDrive).

Interoperabilidad más sencilla a través de la nube

Si no tiene un objetivo de integración obvio como Google Workspace, la buena noticia es que la nube ha facilitado que diferentes proveedores se comuniquen entre sí a través de estándares abiertos. En estos días, puede combinar soluciones de almacenamiento en la nube con una larga lista de sistemas de gestión de documentos y productividad actuales. Si tiene que ir tan lejos como para hacer una codificación personalizada, la mayoría de los proveedores ofrecen API REST para que pueda intercambiar datos y activar funciones entre diferentes servicios de aplicaciones. Si todo lo que necesita es una mejor automatización, entonces servicios como IFTTT o Zapier pueden permitir que cualquiera cree la automatización de aplicaciones de coss con una curva de aprendizaje bastante baja.

Las empresas de la nube también ven el valor de la interoperabilidad, aunque principalmente tratan de abordarlo en categorías y verticales de clientes de alto valor. Proveedores como Microsoft y Salesforce, por ejemplo, tienen enormes ecosistemas de socios con grandes catálogos de ofertas de servicios específicas. Un socio toma los productos principales de la empresa, como Microsoft 365, y crea integraciones y funciones de flujo de trabajo utilizando ese producto y uno o más servicios en la nube de terceros. Estas soluciones están diseñadas para atraer tipos específicos de negocios o verticales.

Entonces, por ejemplo, Vendor X podría construir una solución de administración de arrendamiento de un extremo a otro para las empresas de administración de propiedades de las grandes ciudades. Esa solución podría utilizar una base de datos de listados de propiedades vinculados a Salesforce CRM. Ese vínculo relacionaría las propiedades con los posibles inquilinos. A partir de ahí, podría hacer coincidir automáticamente un tipo de arrendatario y un tipo de propiedad con la plantilla de arrendamiento correcta almacenada en otra base de datos o en un sistema de gestión de contratos o documentos. Esos arrendamientos se completan utilizando documentos PDF editables que se colocan en un flujo de trabajo de aprobación, ya sea en el marco de Salesforce o en algún otro entorno de productividad, como Google Workspace o Microsoft 365. Por supuesto, más servicios de terceros utiliza una solución como esa. , cuanto más alto sea el precio mensual por usuario. Pero el hecho de que pueda armar una solución tan personalizada utilizando solo una arquitectura de servicio en la nube enchufable es atractivo, ya que le permite intercambiar proveedores de servicios con bastante facilidad.

Entonces, si está buscando usar un servicio de almacenamiento en la nube de una manera muy particular, ciertamente haga la planificación necesaria para comprender exactamente qué tipo de ajustes personalizados y flujos de trabajo necesitará. Pero una vez hecho esto, no asuma que tendrá que construir todo eso usted mismo. En su lugar, primero, consulte los mercados de aplicaciones de integración y valor agregado disponibles de sus proveedores de aplicaciones clave, así como los que ofrece el servicio de almacenamiento. Es posible que alguien ya haya creado la solución de extremo a extremo perfecta para usted, y eso definitivamente es más barato y más fácil que desarrollar la suya propia.

Almacenamiento y uso compartido

Una razón detrás de la tendencia en nuevas características de valor agregado es que la capacidad de almacenamiento es en gran parte un problema discutible en la nube. Muchos compradores comienzan centrándose principalmente en la capacidad de almacenamiento de un proveedor y cuánto obtendrán por cuántos dólares. Ciertamente, eso sigue siendo algo a considerar, pero en general, el espacio de almacenamiento es ahora más asequible que nunca y los precios tienden a bajar lentamente. En términos de capacidad, la mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube ofrecen una generosa cantidad de almacenamiento y en varios niveles. Múltiples terabytes (TB) son comunes y ya no son un gran diferenciador entre servicios, especialmente ahora que agregar capacidad de almacenamiento es fácil y económico.

Si de repente necesita 100 GB de espacio adicional para un proyecto rápido, la mayoría de los proveedores de almacenamiento en la nube hacen que agregar esa capacidad sea una simple cuestión de hacer clic en algunos botones de opción. Eso no solo le dará el nuevo espacio, sino que también aumentará automáticamente el cargo de su suscripción en consecuencia. Aún mejor, una vez que el proyecto esté terminado y ya no necesite esos 100 GB, puede volver a reducir tanto la capacidad como el precio con la misma facilidad. Este tipo de capacidad elástica es fácil para un proveedor de almacenamiento en la nube y casi imposible para un recurso local.

Por supuesto, toda esta libertad puede volver a complicar las cosas, especialmente en una empresa más grande. Si la capacidad de almacenamiento y las tasas de suscripción aumentan debido a que varios gerentes de departamento cambian constantemente sus requisitos, eso puede causar estragos en un presupuesto a largo plazo. Asegúrese de configurar controles sobre quién puede ajustar la capacidad (su departamento de TI debe ser clave aquí), cómo se deben informar las nuevas capacidades, cuáles son los requisitos mínimos de seguridad y permisos, qué políticas de respaldo deben aplicarse y con qué frecuencia esto puede ocurrir. suceden en un intervalo de tiempo determinado (trimestral, anual, etc.).

Pon tus brazos alrededor de los detalles

Todo esto pinta una imagen muy optimista cuando se trata de diseñar su propio servicio de almacenamiento personalizado y altamente distribuido. Y si bien eso es cierto, todavía hay varios demonios al acecho en los detalles. Uno de los más importantes es descubrir exactamente dónde están realmente sus datos. Algunos proveedores tienen sus propios centros de datos, mientras que otros subcontratan su almacenamiento a otra nube de terceros, a menudo Amazon Web Services (AWS) o un reproductor similar de infraestructura como servicio (IaaS).

Ese es un punto importante a considerar: ¿está firmando un acuerdo de nivel de servicio (SLA) con un proveedor de nube que es directamente responsable de la infraestructura o el proveedor está en deuda con otra parte? Si es un tercero, asegúrese de investigar esa empresa y examinar su historial. Luego, observe los niveles de servicio que ofrece. Si bien todos los jugadores principales tienen algún nivel de garantía de tiempo de actividad, vale la pena señalar que la ubicación es un factor importante.

¿Cuántos centros de datos tiene el tercero? ¿Cuántos son locales y cuántos están potencialmente en un lugar completamente diferente? Si es una empresa estadounidense, no tiene mucho sentido comprar un recurso de almacenamiento que tenga servidores alojados solo en Europa. Finalmente, ¿sus datos se distribuyen entre ellos para una mayor confiabilidad? No solo debe poder determinar esas respuestas fácilmente de un proveedor de destino, sino también designar dónde desea que se almacenen sus datos para que pueda optimizar su almacenamiento para la velocidad de acceso y la redundancia.

La forma en que sus empleados accederán a sus archivos no solo es fundamental, también puede variar …

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