Las mejores suites de oficina para 2021

Las mejores suites de oficina para 2021

Retroceda un milenio, y el término sala de oficina significaba un montón de habitaciones en un edificio de ladrillo y cemento donde la gente se reunía los días de semana para mecanografiar cartas, celebrar reuniones, calcular ganancias, diseñar anuncios y perder tiempo en el enfriador de agua. Hoy en día, la mayoría de la gente entiende que una suite ofimática es un lote de aplicaciones en su computadora o dispositivo móvil que usa para hacer todas esas tareas, ya sea solo o con colaboradores, y no solo durante la semana laboral). Las suites de oficina no han reemplazado al enfriador de agua, pero es posible que la aplicación de mensajería empresarial de su empresa sí lo haya hecho.

Microsoft 365, el nombre actual de lo que solía ser Office 365, es el coloso de las suites ofimáticas y el que gran parte del mundo usa por defecto. Sin embargo, eso no significa que Microsoft 365 sea necesariamente la mejor suite para sus propósitos específicos. Hemos analizado las suites de trabajo similar y de trabajo casi similar de Apple, Google, SoftMaker, Corel y The Document Foundation para ayudarlo a elegir la mejor.

Diferencias de precios

Algunas suites de oficina, como las de Apple, LibreOffice y Google (Docs, Sheets y Slides), son gratuitas. SoftMaker también ofrece una versión gratuita. Otros, como Corel WordPerfect, requieren que pague un costo único. Google Workspace es un servicio basado en suscripción, mientras que Microsoft 365 y SoftMaker Office ofrecen versiones independientes y basadas en suscripción. El costo de una suscripción depende de la cantidad de dispositivos en los que necesite usar el software, así como de las aplicaciones que necesite.

Con cualquier suite ofimática basada en suscripción, sus aplicaciones se actualizan automáticamente con las últimas funciones y actualizaciones de seguridad. Ese es un beneficio importante, pero si realmente no le importa obtener las actualizaciones más recientes, es posible que prefiera comprar una versión independiente. Muchas suites ofimáticas ofrecen la última versión a los usuarios existentes con un descuento, por lo que es posible que no tenga que pagar el precio completo cuando decida que es hora de una actualización.

¿Qué obtienes en una suite de Office?

Tres aplicaciones siguen siendo el núcleo de cada suite ofimática: un procesador de texto, un editor de hojas de cálculo y una aplicación de presentación. Dependiendo de la suite y, en algunos casos, dependiendo de la versión de una suite que elija, también obtendrá una aplicación de correo y calendario, un administrador de base de datos, software de edición de PDF, una aplicación para tomar notas, herramientas de creación de sitios web y cualquiera de una docena de aplicaciones y servicios diversos que abarcan desde conferencias web hasta creación de formularios.

Una cosa que todas las suites actuales tienen en común es que sus aplicaciones principales (el procesador de texto, la hoja de cálculo y la aplicación de presentación) comparten gran parte de su código subyacente. Eso significa, por ejemplo, que las herramientas de dibujo en la aplicación de presentación normalmente también están disponibles en las aplicaciones de procesador de texto y hojas de cálculo. Además, las aplicaciones principales suelen compartir una interfaz similar, por lo que puede pasar de una a otra sin dificultad.

Aplicaciones en la nube o locales

Una decisión importante que debe tomar antes de elegir una suite ofimática es si desea trabajar en línea, sin conexión o ambos. Ambos tipos de software tienen ventajas. Por ejemplo, las aplicaciones en línea le permiten colaborar con otros y pueden ayudar a garantizar que sus archivos estén disponibles en todas partes. Sin embargo, las aplicaciones locales suelen ser más potentes y fiables.

Corel WordPerfect, LibreOffice y SoftMaker Office carecen de versiones web y lo limitan a trabajar en documentos en su máquina local. Las aplicaciones comerciales y de consumo de Google, por el contrario, son experiencias web primero. Por ejemplo, todas las aplicaciones dentro de esas suites están disponibles a través de un navegador y cada documento en el que trabaja se guarda en el almacenamiento en la nube. Aunque puede trabajar en archivos de Google Docs sin conexión, esa no es una solución tan viable como descargar versiones de aplicaciones en disco local con todas las funciones.

Microsoft 365 ofrece lo mejor de ambos mundos. De forma predeterminada, aunque es fácil cambiar esto, las aplicaciones de Microsoft guardan documentos en su servicio de almacenamiento en la nube, Microsoft OneDrive, que le permite guardar copias de sus documentos tanto en línea como en la nube simultáneamente. Microsoft facilita la edición y el acceso a sus documentos, ya sea en línea a través de un navegador o localmente a través de aplicaciones de escritorio de primer nivel.

Las aplicaciones iWork de Apple (Page, Numbers y Keynote) están disponibles en línea, así como en dispositivos macOS, iOS y iPadOS. Apple, a diferencia de Microsoft, no ofrece versiones para Windows o Android de sus aplicaciones de oficina.

Convenciones de archivos

Para bien o para mal, y creemos que es principalmente para mejor, Microsoft 365 establece el estándar para los formatos de documentos; todas las demás suites le permiten guardar documentos en formatos de archivo de Office.

Los únicos formatos de documentos que pueden manejar todas las suites que revisamos son los formatos Word y Excel de Microsoft. Puede configurar sus aplicaciones que no son de Microsoft para guardar en esos formatos, pero normalmente deberá eliminar los cuadros de mensajes y otras advertencias cuando lo haga. Si solo comparte documentos dentro de una organización que está estandarizada en formatos que no son de Microsoft, esto no es un problema. De hecho, algunos usuarios o empresas preocupados por la seguridad pueden preferir mantener los documentos potencialmente confidenciales exclusivamente en los formatos de código abierto de LibreOffice. Sin embargo, si envía documentos con frecuencia a destinatarios fuera de su organización, tenga cuidado con los problemas de compatibilidad.

Las aplicaciones de Google manejan los tipos de archivos de forma única. Puede descargar los documentos de Google en formatos estándar, como los utilizados por Microsoft 365 o LibreOffice, pero los originales que se guardan en la nube solo se pueden editar en las aplicaciones web y móviles de Google (con algunas excepciones especiales). Todas las aplicaciones de la suite iWork de Apple utilizan formatos propietarios, lo que dificulta compartir.

¿Debería utilizar una alternativa a Microsoft 365?

Al decidirse por una suite ofimática, debe considerar si está eligiendo una para usted o para toda su organización. Si es lo primero, use lo que le resulte más cómodo. Si elige otra opción que no sea Microsoft 365 y planea enviar sus archivos a otra persona, esté preparado para configurar su suite para exportar archivos en los formatos estándar de Microsoft Office.

Si elige una suite ofimática para una pequeña empresa o una gran organización, las cosas se complican más. Microsoft 365 es el más eficaz, fiable y fácil de usar de todos los conjuntos, pero tiene dos desventajas: es caro y puede tener fuertes razones para evitar el software propietario.

Si insiste en el software de código abierto, LibreOffice es su única opción seria. Ese software tiene una interfaz torpe con menús que pueden confundir incluso a los usuarios expertos. Si desea software gratuito y solo usa una Mac, puede usar las aplicaciones iWork de Apple. Para obtener software gratuito en cualquier otro sistema operativo de escritorio, considere la versión gratuita de SoftMaker Office. Si está satisfecho con el software solo en la nube, las aplicaciones de Google son potentes e intuitivas. Si se encuentra en una industria o campo de investigación que utiliza WordPerfect, la suite de Corel es la única opción.

Microsoft 365 claramente lidera el campo, pero no es para todos. Desafortunadamente, no hay una preferencia clara entre las alternativas de Office, pero puede probarlas todas (y Office mismo) con versiones gratuitas o de prueba.

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