Las mejores aplicaciones de rastreo de contactos para ayudar a que su empresa se abra de forma segura

Las mejores aplicaciones de rastreo de contactos para ayudar a que su empresa se abra de forma segura

(Foto: Luis Alvarez / Getty Images)

Las personas que vuelven a abrir oficinas tienen muchos factores nuevos que considerar para mantener seguros a los clientes y empleados, especialmente ahora que las infecciones por COVID-19 están aumentando de nuevo en ciertas áreas. Si su oficina está abierta, las soluciones de rastreo de contactos COVID-19 son herramientas necesarias para prevenir una mayor transmisión porque permiten a los administradores de la oficina identificar quién puede ser contagioso y reaccionar de manera adecuada.

Las herramientas de regreso al trabajo (RTW) pueden ayudar a los empleados a realizar controles de bienestar y programar la asistencia para el día. Del mismo modo, las herramientas de gestión del espacio pueden realizar un seguimiento de varias áreas de la oficina y distribuir mejor al personal para el distanciamiento social.

Algunos de estos tienen funciones de rastreo de contactos, sin embargo, las herramientas de rastreo de contactos dedicadas ayudan a recopilar información de tiempo y ubicación que es invaluable una vez que un empleado está infectado. Esa es información crítica porque muestra quién más estaba cerca en ese momento específico, lo que significa que una aplicación puede alertar fácilmente a otros empleados que podrían haber estado expuestos. También son datos necesarios si su política es prohibir que los trabajadores potencialmente infectados regresen a la oficina hasta después de un período de cuarentena o una prueba. Cuanto mayor o más distribuida sea la fuerza laboral, más complejos serán los requisitos de rastreo de contactos.

¿Qué es el rastreo de contratos?

Los Centros para el Control de Enfermedades (CDC) definen el rastreo de contactos como una medida central de control de enfermedades que “implica trabajar con un paciente (sintomático y asintomático) que ha sido diagnosticado con una enfermedad infecciosa para identificar y brindar apoyo a las personas (contactos) que pueden han sido infectados por exposición al paciente. Esto se aplica a cualquier persona que haya pasado más de 15 minutos a menos de dos metros de una persona infectada. Este proceso evita una mayor transmisión de enfermedades al separar a las personas que tienen (o pueden tener) una enfermedad infecciosa de las que no la tienen “.

La forma más básica de rastreo de contactos es simplemente tomar el nombre y el número de teléfono de una persona cuando ingresa a una empresa y registrar la hora. Si alguien da positivo e informa su condición, entonces todos los que estén en riesgo por haber estado en el mismo lugar a la misma hora recibirán una llamada. Por lo general, se les informará que podrían haber estado expuestos y que deben ponerse en cuarentena y solicitar una prueba de COVID-19. El problema con este enfoque, por supuesto, es que se basa completamente en la participación humana voluntaria.

Eso no quiere decir que el rastreo de contactos no se pueda hacer manualmente, utilizando hojas de cálculo como una base de datos rápida y sucia, pero esto generalmente solo funciona para empresas muy pequeñas donde los gerentes pueden verificar fácilmente los datos con todos los empleados directamente. El método se vuelve difícil de manejar para las empresas que administran múltiples ubicaciones de oficinas, pisos y recuentos de personal de más de 10 a 20 trabajadores. Ahí es donde entran en juego las aplicaciones de rastreo de contactos.

Algunas de estas soluciones están disponibles como parte de las soluciones de aplicaciones RTW que también se centran en otras tareas, como la creación de políticas en el lugar de trabajo y la gestión del espacio. Sin embargo, algunos son sistemas independientes. El CDC reconoce la utilidad de estas aplicaciones, pero también enfatiza que las organizaciones necesitarán tanto personal dedicado como un plan de respuesta COVID-19 efectivo. Afortunadamente, los CDC ofrecen pautas para desarrollar planes de rastreo de contratos que pueden ayudar.

“El rastreo de contactos se ha convertido en un componente esencial para las estrategias de regreso al lugar de trabajo, ya que proporciona una forma de rastrear, registrar y mapear interacciones. Sin embargo, las preocupaciones sobre la privacidad de los datos pueden limitar la participación entre los empleados. Los usuarios quieren saber que sus datos y su información personal están seguros ”, dijo Blake McConnell, vicepresidente senior de flujos de trabajo de empleados en ServiceNow.

Sin embargo, si bien es importante tener el rastreo de contactos en su caja de herramientas RTW, no es una solución completa en sí misma, solo un componente necesario. “Cuando se trata de mantener seguros a los empleados cuando regresan al lugar de trabajo, las medidas más efectivas son las pruebas de laboratorio de rutina, la reconfiguración de la infraestructura física, el distanciamiento social en el lugar de trabajo y permanecer alerta ante la posible exposición al COVID-19”, dijo Brad Bostic, presidente y CEO de hc1, una empresa de bioinformática enfocada en sistemas de salud y soluciones de laboratorio. Él enfatiza cuatro puntos importantes que cualquier plan de RTW y política de rastreo de contactos debe abordar:

1. Fácil accesibilidad

Las soluciones de rastreo de contactos deben ser fáciles de usar y, en la medida de lo posible, ser compatibles con las herramientas que las organizaciones ya están utilizando. Por ejemplo, los usuarios de aplicaciones de administración de instalaciones, que manejan problemas de construcción como el mantenimiento de HVAC y el acceso seguro a la entrada, pueden estar familiarizados con una empresa como Envoy porque es una solución popular en ese espacio. Optar por una solución de rastreo de contactos de ese proveedor significa que es probable que su personal de seguridad y recepcionistas ya estén familiarizados con la interfaz y, por lo tanto, reduzcan la capacitación, así como el tiempo de implementación, ya que el componente de rastreo de contactos de Envoy se puede tener no solo como una aplicación independiente. , sino también como un simple complemento a su aplicación principal.

Además, es más probable que los departamentos de CIO y de recursos humanos (RR.HH.) consideren soluciones de empresas con las que ya tienen relaciones o con las que sus empleados ya están familiarizados. Eso es especialmente cierto cuando es importante un tiempo de implementación rápido. Dicho esto, las soluciones con una propuesta de valor única (ciertamente es el caso de muchas herramientas de rastreo de contactos) pueden resolver una variedad de problemas más rápido y, por lo tanto, también deben considerarse. Si su empresa requiere una solución portátil, por ejemplo, debido a preocupaciones de seguridad de acceso superiores al promedio, entonces los proveedores que pueden proporcionar todos los componentes de dicha solución (los dispositivos portátiles, lectores, software de seguimiento y balizas de señal) serán un requisito más convincente que la compatibilidad con otras herramientas en el sitio.

La clave es determinar sus necesidades antes de realizar la compra. Eso significa la debida diligencia con el personal del edificio y las instalaciones, así como un equipo dedicado para administrar el cumplimiento de las pautas comerciales estatales y municipales de COVID-19. Una vez determinados, puede compararlos con las necesidades de su negocio en particular y hacer una lista detallada de las funciones de rastreo de contactos más importantes para usted.

2. Agregación de datos

Independientemente de cuáles sean sus necesidades comerciales individuales, una solución de rastreo de contactos debe facilitar tanto el seguimiento como la recopilación de información. Generalmente, esto se hace a través de una combinación de aplicaciones, dispositivos portátiles, redes Wi-Fi y autoinforme. Sin embargo, las capacidades de análisis empresarial, en particular, deberían permitir a las organizaciones procesar rápidamente los datos recopilados para detectar un riesgo inminente y luego llegar a los empleados potencialmente afectados.

Eso significa evaluar el estado de los contactos expuestos y proporcionar formas sencillas de comprender los niveles de riesgo para los empleados que regresan en diferentes lugares de trabajo. Los profesionales de TI deben buscar soluciones en las que el flujo de datos de seguimiento de contactos sea rápido y eficiente desde la recopilación hasta la traducción de información. Y debe prestar especial atención a la presentación final de los datos para asegurarse de que sea fácil para los gerentes entender y tomar decisiones rápidas.

Agregar datos de registros de asistencia, aplicaciones de gestión de turnos y otras soluciones de gestión de recursos humanos es una parte bastante sencilla del proceso. Donde se vuelve difícil es poder marcar la hora y hacer referencias cruzadas de manera efectiva con estos datos no solo con las diversas ubicaciones de sus oficinas, sino también con quién estaba en esas ubicaciones en un momento dado. Y una vez que se supera ese obstáculo, la solución también necesita utilizar los datos para determinar los niveles de riesgo que ahora enfrentan otros empleados. Las necesidades de cada empresa variarán según la ubicación, la naturaleza de la fuerza laboral (es decir, el tamaño, la distribución y la orientación de las tareas) y las complejidades de la empresa en lo que respecta a las necesidades de cumplimiento y la regulación. Entonces, nuevamente, eso lo lleva de nuevo a la importancia de un proceso de diligencia debida exhaustivo antes de decidirse por una de estas soluciones.

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3. Privacidad y seguridad

“Uno de los factores clave para las empresas al considerar cualquier aplicación o tecnología de rastreo de contactos es asegurarse de que esté en línea con las regulaciones de privacidad y protección de datos”, dice McConnell. Para los compradores, eso significa que es esencial que cualquier solución de rastreo de contactos mantenga las políticas de privacidad de datos de la empresa, lo que generalmente también significa obtener el consentimiento de los empleados.

Esto es aún más crítico cuando se trata de información médica personal de los empleados. Los empleados deben saber que su información personal solo se recopila con fines de salud y que nunca se compartirá con ninguna agencia externa, como la policía o la inmigración.

Una opción efectiva, aunque generalmente más cara, es seleccionar un sistema basado en tokens. Dichas soluciones garantizan que solo se recopilen puntos de datos clave y, por lo general, contribuyen en gran medida a convencer a los empleados de que participen en la recopilación de datos necesaria sin dejar de sentirse cómodos desde una perspectiva de privacidad.

4. Rompiendo la barrera de participación

McConnell enfatiza que cuando los esfuerzos de rastreo de contactos fallan, generalmente se debe a una mala adopción o falta de participación de los empleados. El rastreo de contactos exitoso requiere participación y privacidad. Expresar claramente los beneficios y ser transparente sobre cómo se utilizan los datos de una persona es fundamental para una implementación exitosa.

Por lo tanto, al tomar una decisión de compra, debe centrarse no solo en la recopilación de datos, sino también en las funciones que necesitará para garantizar la aceptación de los empleados. Para ayudar, algunas herramientas de rastreo de contactos brindan características similares a una aplicación de marketing por correo electrónico que brindan a los gerentes la capacidad de enviar boletines informativos por correo electrónico orientados a la salud a los empleados. Otros ofrecen una estrecha integración con la mensajería del equipo y las aplicaciones de encuestas en línea, como Slack o Microsoft Teams.

Todas las aplicaciones enumeradas a continuación abordan el rastreo de contactos utilizando al menos varias de las capacidades mencionadas anteriormente. Debe utilizar versiones de evaluación y conversaciones detalladas con el personal de ventas para determinar cuáles se adaptan mejor a su organización. Pero hágalo pronto, ya que ninguna de estas soluciones se puede implementar sin algunos plazos de entrega significativos, ya que deberá manejar no solo la personalización y la integración de datos, sino también la capacitación de los empleados y los desafíos de aceptación.

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