El mejor software de nómina en línea para 2021

El mejor software de nómina en línea para 2021

Todo el mundo ama el día de pago, excepto, es decir, el administrador de nómina. Pagar a los empleados (así como a los contratistas y autónomos) es el elemento más complejo de la contabilidad de las pequeñas empresas. También es el más aterrador. No solo tiene que producir cheques y depósitos directos que sean 100 por ciento precisos, sino que también debe asegurarse de que los cálculos subyacentes (impuestos, beneficios y otras retenciones) sean correctos hasta el último centavo. Además, debe enviar impuestos y declaraciones al IRS y otras agencias tributarias.

Las aplicaciones de nómina basadas en la nube pueden ayudarlo a garantizar que cumpla con todas estas obligaciones con precisión y puntualidad. Revisamos nueve de los servicios de contabilidad en línea para pequeñas empresas más populares. Algunos han existido durante años, incluidos Gusto, OnPay, Patriot Software Full Service Payroll, Intuit QuickBooks Payroll, Square Payroll, SurePayroll y Workful. La ondulación también hace otra aparición.

Nuevo en nuestro resumen de este año es Roll by ADP, la aplicación de nómina más innovadora que jamás hayamos visto. Aunque tiene la opción de ejecutar Roll en un navegador de escritorio, fue diseñado para instalarse, configurarse y usarse como una aplicación de teléfono inteligente mediante comandos de chat. Es difícil imaginar una aplicación de nómina compleja que se base principalmente en mensajes breves de chat para guiar a los usuarios, pero Roll funciona sorprendentemente bien. También es una de las soluciones menos costosas que evaluamos.

Este año, otorgamos premios Editors ‘Choice a dos sitios web de nóminas: Gusto y Rippling. Gusto es un ganador que regresa. Ofrece una experiencia de usuario excepcional y cuatro niveles de suscripción diferentes, para que las empresas puedan crecer con él. Lo recomendamos encarecidamente tanto para administradores de nómina novatos como para empresas muy pequeñas. Nuestro segundo ganador de Editors ‘Choice, Rippling, también puede ser una buena opción para las pequeñas empresas, pero, lo que es más importante, admite empresas más grandes y complejas con docenas o cientos de empleados. También ofrece recursos humanos sólidos, administración de beneficios y capacidades de gestión de TI. Y se integra con soluciones de contabilidad de rango medio además de aplicaciones como Intuit QuickBooks Online.

Que no esta aqui

Hay docenas de sitios web de nóminas que podríamos haber revisado, algunos de nombres conocidos como ADP y Paychex. Ambas empresas ofrecen servicios de nómina de bricolaje de nivel de entrada. Sin embargo, carecen de algunas de las funciones que se encuentran en los sitios que revisamos y son un poco más caras. Sin embargo, se amplían fácilmente, por lo que pueden ser buenas opciones para empresas más grandes, aquellas que esperan crecer rápidamente o aquellas que simplemente quieren ir con un nombre conocido. Dicho esto, comenzar con ellos puede ser una empresa considerable.

En el otro extremo del espectro se encuentran los sitios para empresas que tienen necesidades de nómina más complejas o que desean obtener su nómina como parte de un software integral de recursos humanos o un servicio de administración de beneficios. Como se señaló anteriormente, Rippling es uno de los mejores dentro de este subconjunto. Es sorprendentemente asequible y ofrece una experiencia de usuario excepcional. También proporciona todas las herramientas que necesita para la incorporación, el procesamiento de nóminas, la presentación de impuestos y la presentación de informes. Las características avanzadas incluyen cálculo de costos de trabajos, informes altamente personalizables y nómina global. Zenefits también sería una buena opción incluso para un gerente de nómina o de recursos humanos sin experiencia que debe mantenerse al día con los innumerables problemas de cumplimiento que existen en el lugar de trabajo actual. Y hay muchos otros. Tanto Rippling como Zenefits han ganado premios Editors ‘Choice en otras categorías. Estos son servicios excelentes, pero si solo desea obtener la nómina, es posible que sean más de lo que necesita.

Elegimos revisar los servicios que consideramos más adecuados para las pequeñas empresas que procesan la compensación para 10 trabajadores o menos; empresas, además, que tienen necesidades modestas de recursos humanos y administración de beneficios.

La precisión es primordial

Si todavía está haciendo la nómina de su empresa manualmente, sabe que el proceso de nómina es complejo, exigente y está basado en fechas límite. Sus empleados cuentan con usted para enviar sus cheques de pago y autorizar depósitos directos en los días de pago programados. Esperan que sepa cuánto retener por todos los impuestos que debe y los beneficios que ofrece.

Hay una enorme cantidad de detalles que rastrear, especialmente si está tratando de hacerlo todo en papel. Los errores no son bien tolerados por nadie involucrado. Las agencias tributarias pueden imponer multas severas si las declaraciones de nómina e impuestos no se reciben en las fechas programadas. Los proveedores de beneficios pueden interrumpir servicios, como el seguro médico, si se atrasa en los pagos.

Simplificando el complejo

Las soluciones de nómina basadas en la nube pueden ayudarlo a organizar y automatizar esta onerosa tarea. Algunos de ellos ofrecen asistentes paso a paso que lo guían a través del proceso que requiere mucho tiempo de crear registros para los empleados y proporcionar la información necesaria para la retención. Te permiten establecer tus propios horarios de nómina. También hacen todos los cálculos necesarios y la mayoría envía sus impuestos y declaraciones de nómina a las agencias correspondientes.

Estos sitios lo guían a través de cada ejecución de nómina y le indican cuánto le costará cada uno. Proporcionan plantillas de informes, además de portales en línea y aplicaciones móviles que permiten a los empleados acceder a los talones de pago (y más, en algunos casos). No es sorprendente que estén equipados con generosas opciones de soporte. Y no son demasiado caros: en su mayoría, cuestan entre $ 10 y $ 45 por mes por la tarifa base y cobran algunos dólares adicionales por mes por cada empleado.

Los beneficios son obvios. Ahorras tiempo y minimizas la frustración. No tiene que estar al día con las tablas de impuestos sobre la nómina ni lidiar con los innumerables problemas de cumplimiento asociados con la compensación de los empleados. Puede modificar sus registros rápidamente y tiene acceso instantáneo a los detalles más pequeños. Es mucho menos probable que cometa errores al utilizar uno de estos servicios.

Configurar su nómina

Aunque cada sitio de nómina que analizamos ofrece una experiencia de usuario única, todos comparten estructuras similares. Comienzan con el proceso de configuración, que es, con mucho, el elemento más lento y orientado a los detalles para pagar a su personal. Aunque el orden exacto varía, algunos de ellos lo guían a través de páginas de preguntas de manera ordenada y paso a paso. Otros proporcionan asistentes de configuración parcial y le dejan el resto a usted. Estos asistentes de configuración solicitan información sobre su empresa, como su dirección y número de identificación de empleado (EIN). Usted selecciona su programa de nómina (generalmente semanal o quincenal) y nombra a su administrador de nómina y al signatario.

Si su empresa ofrece beneficios como seguro médico y planes de jubilación, puede crear registros para ellos que describan el costo para los empleados y las contribuciones de la empresa. O, en el caso de sitios como Intuit QuickBooks Payroll y Rippling, puede trabajar con un proveedor externo. Luego, los fondos se deducirán durante el proceso de nómina.

También debe crear registros detallados para cada empleado, con detalles como información de contacto, fecha de nacimiento, número de seguro social, salario o tarifa de pago por hora y número de asignaciones del formulario W-4. Dado que la mayoría de estos sitios envían sus impuestos sobre la nómina y admiten el depósito directo para compensación, es posible que deba proporcionar información de la cuenta bancaria.

También debe ingresar cualquier registro de nómina existente si ha compensado a empleados en el pasado. Este proceso puede ser arduo y puede requerir la asistencia de los especialistas en incorporación del sitio.

Si ofrece tipos de nómina adicionales como tiempo libre remunerado (PTO) y pago por enfermedad, puede definir sus políticas para acumular estos beneficios; los servicios los controlan por usted. Los bonos y comisiones también se pueden pagar durante una ejecución de pago regular, o puede emitirlos creando una nómina fuera de ciclo. ¿Necesita incluir embargos como manutención infantil en los cheques de pago? Estos sitios admiten dicha retención. De hecho, la mayoría ofrece tipos de pago personalizados, por lo que puede crear los suyos propios, a veces incluso cuando se encuentra en medio de una carrera de pago.

Ejecución de su nómina

Una vez que completa la configuración, generalmente no puede volver a las herramientas de configuración dedicadas, por lo que es importante hacerlo bien la primera vez. Dicho esto, cada servicio que probamos tiene una sección de configuración integral donde puede modificar y agregar a la información de nómina que ya ingresó.

A continuación, estará listo para ejecutar su primera nómina. Esta es la parte facil. Aunque existen algunas diferencias, estos sitios funcionan de manera similar durante la ejecución de pago real. Cuando inicia una nómina, muestran una lista de empleados y contratistas junto con sus tarifas de pago. Primero verifique para asegurarse de que el período de pago y la fecha de pago sean correctos. Luego, simplemente ingrese la cantidad de horas trabajadas (cuando corresponda) en los cuadros de tipo de pago correspondientes (regular, horas extra, vacaciones, etc.). La mayoría de los sitios le permiten agregar dólares para otros tipos de ingresos y reembolsos en esta misma página.

Después de ingresar todos los detalles necesarios, verá una vista previa de su nómina. Los diversos servicios manejan esto de manera ligeramente diferente, pero podrá ver el salario bruto y neto de cada empleado, más la retención de impuestos, beneficios y cualquier contribución de la compañía. El sitio de nómina luego le muestra la cantidad total de dinero que se retirará de su cuenta bancaria para depósitos directos e impuestos, así como la fecha exacta en que se debitará. Después de aprobar una nómina, la mayoría de los sitios pueden generar tablas o informes adicionales con los detalles de la ejecución de pago.

Si tiene pocos empleados o una nómina muy simple, el procesamiento no debería tomar más de unos minutos. Dependiendo del sitio que utilice, es posible que pueda dejar que las nóminas se procesen automáticamente (asumiendo, por supuesto, que no hay cambios con respecto a la ejecución anterior). Algunos incluso ofrecen nómina el mismo día.

Mejora del soporte de recursos humanos

En las empresas más grandes, la administración de nóminas y beneficios suele estar a cargo de departamentos separados. Sin embargo, en su pequeña empresa, ambas responsabilidades pueden recaer en su escritorio o en el de otro empleado. Afortunadamente, la mayoría de los sitios de nómina que revisamos ofrecen componentes básicos de recursos humanos, como formularios W-4 y W-9 en línea, informes de nuevas contrataciones, plantillas de documentos y almacenamiento de documentos. A menudo se permiten las firmas electrónicas, al igual que la participación de los empleados en el proceso de entrada de datos.

OnPay aumentó sus capacidades de recursos humanos hace un par de años, agregando auditorías de cumplimiento, una biblioteca de recursos de recursos humanos, flujos de incorporación automatizados y mensajería directa. Intuit QuickBooks Payroll se ha asociado con SimplyInsured para ofrecer seguro médico, dental y de la vista …

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