El mejor software de monitoreo de empleados para 2021

El mejor software de monitoreo de empleados para 2021

Un aspecto positivo de la pandemia es que ha hecho del trabajo híbrido una opción atractiva tanto para las empresas como para los empleados. Pero hay dificultades con ese modelo, a saber, que deja a los gerentes colgando cuando se trata de comprender la productividad de sus empleados. No se trata solo de la cantidad de trabajo que están produciendo, sino también de la calidad del trabajo y las razones detrás de cualquier cambio. El trabajo híbrido definitivamente tiene más libertad, lo que significa que algunos empleados tienen dificultades para administrar su tiempo. También tiene muchos que sufren de agotamiento porque ahora hay un límite borroso entre la oficina y su hogar.

Es por eso que la categoría de productos de monitoreo de empleados ha cambiado su enfoque durante los últimos 18 meses. Las soluciones que se han centrado tradicionalmente en rastrear la actividad de los empleados, registrar comportamientos sospechosos y detectar posibles amenazas internas ahora están girando no solo para rastrear la productividad, sino también para monitorear la salud y el bienestar, e incluso mejorar el compromiso.

¿Qué es el software de supervisión de empleados?

Si está considerando un software como este, recuerde que la supervisión de los empleados va más allá de la funcionalidad básica de seguimiento del tiempo de las entradas y salidas o la gestión de horarios y cargas de trabajo. Claro, el software revisado en este resumen comienza con el seguimiento de los jugadores que agregan funciones de monitoreo ingeniosas, como el registro de pulsaciones de teclas, el seguimiento de la ubicación y las capturas de pantalla. Pero también llegamos hasta plataformas de monitoreo profundo que rastrean toda la actividad de los empleados. Estos servicios están diseñados para administrar una gran fuerza laboral, por lo que algunos se enfocan más en rastrear la actividad que en individuos específicos. Aún así, muchos empleados sienten que el uso de estas herramientas es una medida de mano dura por parte de la gerencia, por lo que implementarlas puede requerir un poco de diplomacia delicada.

En el extremo más ligero y menos distópico del espectro, muchas herramientas de supervisión de empleados se centran en el seguimiento de la productividad. Una tarea que ahora es más desafiante que nunca, ya que los trabajadores remotos están haciendo malabarismos con sus trabajos de nueve a cinco con media docena de otras tareas personales, como cuidar a sus hijos educados en el hogar, proporcionar comidas familiares y administrar los hogares para los miembros de la familia que se refugian en el lugar. Trabajar desde casa desafía la estructura preexistente para el seguimiento de la productividad, lo que significa que las herramientas de monitoreo también deben girar.

Un buen lugar para comenzar es clasificar las aplicaciones en grupos de aplicaciones productivas e improductivas para poder desglosar qué tan productivo se espera que sea cada equipo, departamento o empleado individual. Los algoritmos de puntuación de la productividad permiten medir a los individuos con respecto a su desempeño anterior, así como al de sus pares. Estos datos tienen menos que ver con disciplinar a los empleados y más con ayudar a los equipos a corregir el rumbo y mantenerse productivos.

Es importante tener personalización y agrupación de usuarios aquí porque una aplicación que se considera productiva para una función laboral puede considerarse improductiva para otra. Por ejemplo, los gerentes de redes sociales pasan gran parte de su tiempo en Facebook y Twitter porque eso es fundamental para su función, mientras que un gerente de ventas que pasa muchas horas al día en LinkedIn u otros sitios sociales debería mostrar una bandera roja. La automatización y la capacidad de configurar alertas a través de recordatorios y advertencias por correo electrónico también son formas efectivas de administrar una fuerza de trabajo grande y distribuida.

Estos datos de actividad también se pueden agregar a un nivel macro en paneles de administración y gerente en tiempo real. También debería poder construir informes detallados para dividir y cortar sus diversas métricas de productividad. Puede profundizar en los datos utilizando factores como los empleados más productivos o improductivos, o comparar la eficiencia o la productividad del equipo o del departamento en proyectos específicos.

A menudo, las herramientas de monitoreo de empleados le brindarán visualizaciones de datos de un vistazo, como una barra de productividad que desglosa los porcentajes de aplicaciones productivas e improductivas, o listas y tablas de clasificación que muestran usuarios activos o inactivos o las aplicaciones más utilizadas. Muchas de las soluciones que probamos rastrean y registran en qué sitios web o servicios los empleados pasan más tiempo y cuáles están infrautilizados. Eso le permite saber qué herramientas y suscripciones no se están utilizando para que pueda dejar de pagarlas y liberar su presupuesto para recursos más útiles.

El otro lado del seguimiento de la actividad es monitorear las pulsaciones de teclas. Muchos trabajadores considerarían esta vigilancia invasiva, pero es una herramienta eficaz si está buscando datos numéricos de productividad. El registro de pulsaciones de teclas es esencialmente una línea de base para la actividad de los empleados. Una vez que tenga datos granulares sobre la frecuencia con la que los empleados escriben o interactúan con su máquina, se pueden mapear con las capturas de pantalla correspondientes, registros de actividad, pistas de auditoría y todos los vectores de monitoreo más profundos que veremos más adelante para completar un perfil completo de empleados. ‘actividad en línea.

Algunos de los softwares de monitoreo más poderosos que hemos probado pueden tomar datos sin procesar de pulsaciones de teclas, es decir, un mapeo con marca de tiempo de las teclas del sistema que presionaron los usuarios en un momento dado, y compararlo con cualquiera de las otras métricas o datos de actividad capturados recopilados. Las herramientas más nuevas como Controlio pueden agregar pulsaciones de teclas y sincronizarlas con grabaciones de video para formar una imagen más precisa de la actividad de los empleados. Como resultado, puede ver el contexto completo de lo que estaban haciendo los empleados, cuándo lo estaban haciendo y una buena indicación de por qué lo estaban haciendo.

Este nivel de supervisión es incomparable para las empresas que requieren evidencia forense en caso de, digamos, una auditoría para ver si la empresa cumple con algún estándar regulatorio. Pero recuerde que, si bien estos datos pueden ser útiles para la administración, los empleados pueden encontrarlos terriblemente invasivos.

El efecto pandémico

Los problemas que enfrentan las empresas debido a la pandemia incluyen garantizar la continuidad del negocio y la productividad en los equipos distribuidos, proteger los datos de la empresa y la IP en las PC remotas, así como hacer cumplir el cumplimiento fuera de las paredes de la empresa. El cambio al trabajo remoto también ha favorecido a los competidores que ofrecen sus soluciones como servicios en la nube. Una fuerza de trabajo distribuida necesita una solución distribuida de manera similar. Uno que sea rápido de implementar y fácil de administrar de forma remota.

EfficientLab, que fabrica la solución de monitoreo local Work Examiner, tiene una solución escalable basada en la nube más atractiva en Controlio, que combina la puntuación de productividad con el monitoreo en profundidad de los empleados. Controlio representa la nueva forma de pensar en el segmento e incluso tiene capacidad de grabación de video en tiempo real y transmisión en vivo que también está sincronizada con el seguimiento de pulsaciones de teclas. La selección de Editors ‘Choice Teramind lleva la grabación de video a un nivel completamente nuevo al habilitar el Reconocimiento óptico de caracteres (OCR), que puede ejecutar archivos de video. Eso significa que puede reconocer texto en pantalla y en documentos y hacer que el video se pueda buscar a través de esos datos. El proveedor local StaffCop Enterprise también proporciona funcionalidad OCR para capturas de pantalla y documentos, así como para grabación de video.

Agregar este tipo de grabación de video y transmisiones en vivo supera lo que encontraría en soluciones anteriores, que se centraron principalmente en capturas de pantalla. La nueva generación ofrece a las empresas una supervisión sin interrupciones de la actividad de los empleados y probablemente será la norma en el futuro. Existen argumentos sobresalientes en torno al valor del tiempo y el esfuerzo de los empleados, y esta nueva realidad del trabajo desde casa lo ha hecho aún más importante. Los gerentes ahora tienen más dificultades para determinar y rastrear la productividad de sus empleados, especialmente ahora que las fuerzas de trabajo distribuidas significan horas de trabajo más flexibles y no uniformes.

Sin embargo, los equipos aún deben trabajar hacia objetivos comunes, y si usted es un gerente, se espera que le brinde a los empleados cierta indulgencia para definir la mejor manera de hacer su trabajo. Teniendo esto en cuenta, las herramientas y los sistemas organizativos se vuelven críticos para los equipos distribuidos, ya que ya no funcionan en la cultura de oficina establecida. Una planificación cuidadosa puede ayudar a garantizar que estas herramientas sirvan como soluciones útiles de recursos humanos (RR.HH.) además de motores de supervisión.

Principales desafíos de incorporación

Resultados de la investigación de mercado de Statista que muestran los principales desafíos para la incorporación de empleados

Cuando los grandes empleadores contratan nuevos trabajadores, deben encontrar una manera de asegurarse de que el empleado reciba la supervisión, la capacitación y el apoyo que necesita desde el principio. Eso es un desafío suficiente para que la firma de investigación de mercado, Statista, lo identificó en la parte superior de una lista de desafíos que encuestaron a los profesionales de recursos humanos asociados con la incorporación. Si bien eso es un pensamiento un poco innovador para la tecnología de monitoreo de empleados, muestra claramente que hay flexibilidad cuando se trata de usar estas soluciones.

Estos productos están diseñados para garantizar que las empresas obtengan la productividad que esperan de sus empleados. También ayudan a hacer cumplir las políticas y protocolos de seguridad de los datos, que son aún más importantes ahora que los datos de la empresa están tan distribuidos como la fuerza laboral que los administra.

Particularmente para las grandes corporaciones que programan a miles de trabajadores por turnos en entornos como centros de llamadas, por ejemplo, los agentes de monitoreo de empleados instalados en las máquinas de la compañía brindan a estas empresas una visibilidad y trazabilidad completas en sus operaciones. Los agentes de supervisión de empleados también agregan datos clave sobre la productividad de los empleados.

Por lo tanto, si está buscando herramientas integrales de monitoreo de empleados que ofrezcan un nivel de Gran Hermano de supervisión omnipresente o si simplemente desea que Google Analytics (GA) realice un seguimiento de las métricas de productividad de la oficina y mejore la eficiencia, existe una gama de herramientas de monitoreo de empleados disponibles para se ajusta a sus necesidades particulares.

Capacidad de monitoreo incomparable

La tecnología de monitoreo de empleados actual utiliza nuevas tecnologías, como geolocalización, registro de pulsaciones de teclas, capturas de pantalla, grabación de video e incluso acceso a cámaras web instaladas en PC remotas. La computación en la nube significa que puede capturar terabytes de dichos datos, que se almacenan en línea y son de fácil acceso para los administradores. Más importante aún, estos datos no solo permanecen inactivos, se pueden ejecutar a través de algoritmos complejos para anticipar amenazas internas, medir la productividad individual y del equipo, así como rastrear varios pasos que conducen a problemas o fugas de datos.

Una vez que se instala un agente de incógnito en una máquina (a veces oculto en la lista de Procesos en ejecución con nombres disfrazados), las herramientas de monitoreo de empleados más poderosas pueden actuar como un ojo que todo lo ve. Pueden ver todo, desde qué aplicaciones tiene abiertas un empleado, con quién está chateando y qué está diciendo. Incluso puede utilizar lógica automatizada, como activadores de palabras clave y reglas de políticas, para …

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