El mejor software de gestión de proyectos para 2021

El mejor software de gestión de proyectos para 2021

¿Qué es el software de gestión de proyectos?

Digamos que estás construyendo una casa. Es un proceso complejo en el que algunas tareas deben realizarse en un orden particular. No puede instalar ventanas si aún no ha colocado las paredes. Probablemente tenga docenas de contratistas trabajando en la casa, y debe saber qué días están disponibles para verter los cimientos, colocar los azulejos, etc. Luego, debe programarlos en función no solo de su disponibilidad, sino también de que cada tarea se realice en el orden correcto. La forma de gestionar un proyecto complejo como este, incluidos todos los trabajos que deben realizar quién y cuándo, es utilizar un software de gestión de proyectos.

El software de gestión de proyectos es un tipo de aplicación colaborativa en línea donde todos los que están trabajando en un proyecto pueden iniciar sesión y ver qué se supone que deben hacer y cuándo. También registran su progreso en esas tareas y agregan detalles relevantes, como notas sobre cualquier cambio. Las personas que tienen el nivel de permiso adecuado pueden ver lo que los demás están haciendo o necesitarán hacer y cuándo. Para la persona o personas que administran el proyecto, la aplicación proporciona una descripción clara del proyecto y su estado. ¿Están todas las tareas encaminadas para completarse a tiempo? Si una tarea se retrasa, ¿cómo afecta eso a los plazos proyectados de otras tareas? ¿Hay alguien disponible para recoger una tarea urgente si la persona asignada está enferma?

Vista de diagrama de Gantt en Zoho Projects
Vista de diagrama de Gantt de Zoho Projects

Cómo elegimos las mejores aplicaciones

Para este resumen de las mejores aplicaciones de gestión de proyectos, evaluamos y probamos más de 25 plataformas de gestión de proyectos y hemos incluido aquí los productos con las puntuaciones más altas. La inclusión se basa en las pruebas y evaluaciones independientes de PCMag. Al determinar las puntuaciones, consideramos las necesidades de una variedad de tipos de empresas, incluidas las pequeñas empresas con un presupuesto limitado y las grandes organizaciones que necesitan administrar muchos proyectos, personas y presupuestos simultáneamente.

A los efectos de esta categoría, nos ceñimos a las aplicaciones tradicionales de gestión de proyectos. Estas aplicaciones se crean específicamente para administrar proyectos, en lugar de un trabajo continuo. Un proyecto es un conjunto de trabajo con una fecha de inicio, una fecha de finalización y un entregable.

Para ser incluida en este resumen, la aplicación debe ofrecer diagramas de Gantt, que es un tipo de vista de línea de tiempo que se usa comúnmente en la gestión de proyectos. Todas las aplicaciones incluidas aquí también tienen otras herramientas estándar para rastrear, organizar y programar el trabajo basado en proyectos.

Hay muchas otras aplicaciones de colaboración excelentes que a veces se denominan aplicaciones de gestión de proyectos, como Trello, Basecamp y Airtable. Si bien algunas aplicaciones de colaboración o administración del trabajo son muy capaces de administrar ciertos tipos de proyectos, no están necesariamente diseñadas para hacer malabarismos con las complejidades de docenas o cientos de proyectos y sus horarios simultáneamente. Por lo tanto, no los incluimos aquí.

¿Qué se puede hacer con una aplicación de gestión de proyectos?

Las aplicaciones de gestión de proyectos le permiten realizar un seguimiento y gestionar casi cualquier tipo de proyecto, como la creación de un nuevo producto, la construcción de una casa o un sitio web, o el lanzamiento de una campaña de marketing. Los equipos que utilizan aplicaciones de gestión de proyectos suelen realizar un seguimiento de más de un proyecto a la vez. El software les ayuda a determinar cuándo programar el trabajo en función de cuándo deben hacerse las cosas y los recursos humanos disponibles para hacerlo.

Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos detectan problemas antes de que sucedan. Al rastrear el progreso del trabajo, pueden hacer sonar una alarma cuando una fecha límite está en peligro de fallar, pero antes de que suceda. Las aplicaciones de gestión de proyectos más potentes también ofrecen reajustar automáticamente el cronograma del proyecto cuando las tareas se desvían del curso. Generan informes que brindan a los gerentes una idea de qué miembros del equipo tienen demasiado o muy poco trabajo asignado. Muchos también le permiten realizar un seguimiento de los presupuestos del proyecto y registrar las horas facturables para que pueda enviar facturas a los clientes por el tiempo trabajado.

Vista completa de TeamGantt
Diagrama de Gantt de TeamGantt y vista de carga de trabajo

El mejor software gratuito de gestión de proyectos

Algunos de los mejores sistemas de software de gestión de proyectos tienen versiones gratuitas. Por lo general, estas versiones gratuitas están severamente limitadas de alguna manera. Por ejemplo, es posible que se le permita administrar solo uno o dos proyectos o invitar solo a un puñado de personas a trabajar junto a usted. Además, normalmente no obtienes todas las mejores funciones de la aplicación en la versión gratuita. Aún así, si tiene un equipo pequeño y solo necesita administrar uno o dos proyectos, podría funcionar.

Puede obtener una cuenta gratuita de Zoho Projects, Teamwork, Wrike, TeamGantt, ProofHub y algunos otros que no figuran en esta lista, como Volerro y AceProject.

Redmine, que hizo esta lista, es una aplicación de gestión de proyectos 100 por ciento gratuita, pero debe instalarla y mantenerla usted mismo. No es un producto estándar, sino una alternativa de código abierto.

Panel de trabajo en equipo
Panel de control de gestión de proyectos de Teamwork

Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para pequeñas empresas

Si su equipo necesita administrar y realizar un seguimiento de un par de proyectos, pero le preocupa menos la programación de los empleados, la recopilación de hojas de tiempo para facturar a los clientes y la comparación del progreso de docenas de proyectos en desarrollo, una herramienta de bajo costo como Zoho Projects ( alrededor de $ 3- $ 6 por persona por mes) o el trabajo en equipo ($ 12.50 por persona por mes) es la mejor opción. También nos gustan GanttPRO y TeamGantt para equipos pequeños con un presupuesto limitado.

No es necesario gastar más de $ 15 por persona por mes si no va a utilizar las herramientas que son exclusivas de software más caro, así que quédese con algo de bajo costo.

Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para grandes organizaciones

Las grandes organizaciones tienen necesidades marcadamente diferentes a las de las pequeñas empresas. Las organizaciones con cientos o miles de empleados y cientos de proyectos utilizan aplicaciones de gestión de proyectos para la programación, información sobre sus recursos, seguimiento de presupuestos, proyección de ingresos, seguimiento del tiempo con fines de facturación, entre otras razones.

Para una gran empresa, es importante poder gestionar no solo personas, sino también equipos. Si tiene 15 horas de trabajo para un diseñador junior, y no importa qué diseñador junior lo haga, querrá poder ver cuánto trabajo le ha asignado cada diseñador junior y si puede liberar a uno de ellos. para la tarea.

Por la misma razón, todos los gerentes y líderes de equipo de su empresa deben poder ver qué tareas son de alta prioridad y qué proyectos están en peligro de fallar para que puedan clasificar en consecuencia.

Para organizaciones grandes que manejan proyectos complejos y muchos miembros del equipo, nuestra mejor opción es LiquidPlanner, con Celoxis no muy atrás.

Espacios de Wrike nuevos
Vista de la bandeja de entrada y los espacios de Wrike

La mejor aplicación de gestión de proyectos con características especiales

Los equipos que no son empresas pequeñas, pero tampoco organizaciones enormes, pueden tener necesidades especiales que deseen que aborde su software de gestión de proyectos.

Por ejemplo, para gestionar el trabajo tanto del proyecto como fuera del proyecto, recomendamos Wrike o Celoxis. (LiquidPlanner también es una buena elección, pero es mejor para grupos grandes). Si su equipo pasa mucho tiempo discutiendo e iterando recursos visuales, ProofHub es una gran opción. Volerro también tiene algunas herramientas para realizar pruebas, aunque no obtuvo una puntuación lo suficientemente alta como para realizar este resumen. Smartsheet es bueno para incorporar automatizaciones en la gestión de su proyecto.

Paymo, otra aplicación que no obtuvo una puntuación lo suficientemente alta para este resumen, viene con un software de facturación integrado.

Elegir lo mejor para su equipo

Elegir el software de gestión de proyectos adecuado puede llevar tiempo, pero vale la pena hacerlo bien antes de implementarlo para todo un equipo. Las aplicaciones de gestión de proyectos suelen tener un coste de instalación significativo. Incluso cuando son fáciles de aprender a usar y le permiten importar datos, aún se necesita tiempo para ajustar la aplicación para que haga lo que necesita y luego lograr que todos se unan a su uso.

Al tomar una decisión sobre qué aplicación usar, es importante considerar qué tipo de trabajo hace su equipo, cuántas personas hay en la organización y cómo desea administrar su negocio. Hay muchas opciones excelentes que se adaptan a todos los presupuestos.

Con una aplicación de gestión de proyectos confiable, las personas pueden colaborar con mayor facilidad en el trabajo del proyecto. Además, los dueños de negocios y gerentes de equipo pueden obtener información útil sobre cómo funcionan sus equipos, si los proyectos están en marcha y cómo guiarlos de regreso a un lugar exitoso cuando fallan.

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