El mejor software de colaboración en línea para 2021

El mejor software de colaboración en línea para 2021

¿Qué es una aplicación de colaboración?

Las aplicaciones de colaboración están cambiando la forma en que las personas trabajan y ya es hora. Una aplicación de colaboración es cualquier software que ayuda a las personas a trabajar juntas. Permiten que las personas conozcan la actividad del equipo en el trabajo que les pertenece. Se aseguran de que las personas adecuadas tengan acceso a los activos y la información que necesitan, lo que nos evita tener que usar Slack, el correo electrónico u otros canales de comunicación cada vez que concluimos un trabajo y se lo pasamos a la siguiente persona.

Las aplicaciones de colaboración son una subcategoría de aplicaciones de productividad. Su área de especialización es enfatizar y habilitar el trabajo en equipo, incluido el trabajo en equipo a distancia. Eso es de suma importancia ahora que muchos de nosotros trabajamos de forma remota y no podemos comunicarnos o interrumpir a nuestros compañeros de trabajo en persona.

Unas palabras sobre categorías superpuestas

El “software de colaboración” no es exactamente una categoría clara porque se superpone con muchas otras categorías de software, también, desde aplicaciones de mensajería para equipos como Slack y servicios de videoconferencia como Zoom.

A los efectos de este artículo, incluimos aplicaciones de algunas categorías que se superponen estrechamente: software de gestión de proyectos, aplicaciones de lista de tareas pendientes (siempre que tengan amplias funciones para compartir y colaborar) y aplicaciones kanban.

Cronología de Zoho Projects
Zoho Projects es nuestra mejor opción para aplicaciones de gestión de proyectos para pequeñas empresas con un presupuesto limitado.

Las mejores aplicaciones de gestión de proyectos para la colaboración

De esas categorías superpuestas, el software de gestión de proyectos es el más competitivo. PCMag tiene tres selecciones de Editors ‘Choice en esa categoría, todas las cuales han llegado a esta lista de las mejores aplicaciones de colaboración. Ellos son:

  • LiquidPlanner para organizaciones muy grandes que necesitan gestionar tanto proyectos como recursos,

  • Zoho Projects para empresas pequeñas y en crecimiento con un presupuesto limitado y

  • Trabajo en equipo (anteriormente, proyectos de trabajo en equipo) para pequeñas y medianas empresas que necesitan comenzar rápidamente con la gestión de proyectos.

Sin embargo, varios de los de alto desempeño en la categoría de gestión de proyectos fueron superados por un estrecho margen y merecen una mención honorífica. Son: Wrike, ProofHub, Celoxis, TeamGantt y GanttPRO.

Diagrama de flujo de usuarios de Miro con videoconferencia
Miro es una pizarra colaborativa con videollamadas incluidas.

Mejor aplicación de colaboración visual

Las aplicaciones de colaboración visual están ganando popularidad, y nuestras dos favoritas son Miro, ganador de Editors ‘Choice, y Mural, segundo finalista.

Ambos adoptan la forma de una pizarra digital o un lienzo al que se unen varias personas simultáneamente. Tienen herramientas para dibujar, publicar notas adhesivas con texto, cargar archivos e imágenes, incrustar videos y agregar otros tipos de contenido al tablero. Miro ofrece videollamadas, por lo que puede chatear con colegas mientras simultáneamente realiza una lluvia de ideas y trabaja en proyectos visuales. Mural ofrece a propósito solo llamadas de audio; la idea es mantener el enfoque visual en la pizarra.

Miro y Mural incluyen un buen surtido de plantillas. La biblioteca de Mural incluye muchas plantillas que se utilizan para la formación de equipos y para romper el hielo en grupo. Funcionan casi como juegos de mesa. Miro ofrece más objetos de biblioteca y plantillas para crear gráficos, diagramas y otras ayudas visuales que puede reutilizar en otros materiales comerciales, como presentaciones.

Plantilla de mural con cuadrados de notas adhesivas
Mural tiene plantillas para ejercicios de formación de equipos.

Las mejores aplicaciones multiusos

Algunas de las entradas de esta lista no encajan perfectamente en ninguna categoría. En cierto modo, eso es lo que los hace especiales. Son herramientas flexibles, personalizables y multipropósito.

Podio es uno. Es un centro en línea donde cualquier organización o equipo puede realizar cualquier tipo de trabajo y comunicación. Cuando crea una cuenta, elige qué tipo de aplicaciones desea tener en una variedad de propósitos comerciales, como recursos humanos, administración, ventas, TI, etc. Si no hay una aplicación que se adapte a sus necesidades, puede crearla o simplemente usar una de las aplicaciones existentes como punto de partida y cambiar partes de ella.

Otro ejemplo de una aplicación multipropósito es Asana. Asana comenzó como una herramienta de administración de tareas, pero ha crecido hasta incluir excelentes opciones para administrar flujos de trabajo, ideas, proyectos y más. Si desea utilizarlo como una aplicación de gestión de proyectos completa, puede hacerlo, pero las fortalezas reales de Asana tienen que ver con su flexibilidad y opciones de personalización.

Plantilla de proyecto de Asana
Debido a que es altamente personalizable, Asana se encuentra entre las mejores herramientas de colaboración multipropósito.

Basecamp también se encuentra entre las mejores aplicaciones multipropósito. Es una de las aplicaciones más sólidas cuando se trata de equilibrar la gestión del trabajo y la comunicación. Además, hay mucha flexibilidad sobre para qué usas Basecamp. Puede gestionar proyectos o trabajos ajenos al proyecto. También es un gran lugar para tener discusiones asincrónicas con colegas internos y socios externos, como contratistas y clientes. Todo depende de lo que necesite que haga la herramienta.

Todoist en iOS
Todoist es nuestra lista de tareas colaborativas favorita porque mantiene a los equipos sincronizados sin esfuerzo.

Mejor lista colaborativa de tareas pendientes

Todoist es el ganador de PCMag Editors ‘Choice para aplicaciones de listas de tareas pendientes, pero también es una herramienta de colaboración muy valiosa. Si su equipo necesita una herramienta económica que ayude a un grupo de personas a escribir, priorizar y administrar todo lo que necesitan para hacer, está en la parte superior de la lista.

¿Qué hace que Todoist sea mejor que otras aplicaciones colaborativas de tareas pendientes? Para empezar, tiene aplicaciones para todas las plataformas principales que funcionan de manera confiable y se sincronizan sin esfuerzo. También le brinda un montón de herramientas para organizar tareas, como calificaciones y etiquetas de prioridad, sin crear una interfaz desordenada. Eso hace que la aplicación sea fácil de usar y altamente accesible para los recién llegados.

Proyecto airtable con conversación lateral.
Airtable adopta un enfoque de estilo de base de datos para organizar el trabajo colaborativo.

Lo mejor para trabajar con bases de datos

Dos aplicaciones en esta lista se especializan en cambiar la forma en que administra e interactúa con bases de datos relacionales. Son Airtable y Smartsheet.

Antes de que la palabra “base de datos” lo rechace, solo sepa que Airtable es una herramienta de colaboración completamente accesible con una variedad de usos. Puede configurarlo para administrar información, como un calendario editorial, o cualquier tipo de colección, como un inventario o una colección personal de discos de vinilo. Puede usarlo para rastrear y monitorear el trabajo a medida que atraviesa un proceso o flujo de trabajo, donde un trabajo se mueve de una persona a otra para ediciones o aprobaciones, etc. Es sorprendentemente fácil de usar, altamente personalizable y francamente versátil.

Smartsheet es otra aplicación que le permite trabajar con bases de datos relacionales, aunque es un poco más robusta que Airtable. En PCMag, en realidad incluimos a Smartsheet en el software de gestión de proyectos porque también puede hacer eso. Sin embargo, lo que hace poderoso a Smartsheet es su soporte para automatizaciones, algo como “cuando ocurra X, haga Y”. Por ejemplo, “cuando llegue nueva información a través de un formulario de admisión de clientes, avise al gerente del equipo y asigne automáticamente al miembro del equipo junior una tarea para hacer un seguimiento con el nuevo cliente dentro de tres días”. Con este ejemplo, puede configurar una regla en Smartsheet para que, tan pronto como llegue un formulario de admisión de cliente, el resto ocurra automáticamente. Cuando automatiza las tareas de memoria, todo el equipo ahorra tiempo que pueden dedicar a trabajos más importantes.

Tablero kanban de Trello
Trello es una de las herramientas de colaboración más fáciles de usar, lo que la convierte en una excelente opción para muchos equipos.

Lo mejor para Kanban

Kanban es un sistema para trabajar que se utiliza en una variedad de campos, aunque es especialmente popular entre los desarrolladores de software y otros tipos de trabajadores técnicos. Sin explicar el kanban con demasiada profundidad, utiliza un tablero y tarjetas en ese tablero para representar tareas o ideas. El tablero contiene columnas, y cada columna es (generalmente) una etapa o paso en el proceso de trabajo. Por lo tanto, es posible que tenga un tablero con las columnas To Do, Doing, Done. Escriba todas las tareas que deben realizarse y colóquelas en la columna Tareas pendientes. Cuando inicia una tarea (simbolizada por una tarjeta que contiene el nombre de la tarea y otros detalles sobre ella), mueve su tarjeta a la columna Haciendo. Cuando termine, coloque la tarjeta en la columna Listo.

Trello es una de las herramientas kanban más amigables del mercado. Cualquiera puede registrarse para obtener una cuenta y comenzar a usarla rápidamente. No es especialmente rico en funciones listo para usar, pero con una cuenta paga puede elegir Powerups, o funciones complementarias, para hacerlo más poderoso.

Muchas aplicaciones de colaboración han comenzado a agregar vistas kanban para que siempre tenga la opción de trabajar en kanban si lo desea. Asana, Zoho Projects, Teamwork e incluso Todoist tienen ahora algún tipo de función de tablero.

La cultura es clave

Un punto importante de todas las herramientas de colaboración y comunicación es que deben tener una cultura empresarial detrás. Lanzar una nueva herramienta a un grupo de personas y decirles que la usen en lugar del correo electrónico no funciona. Para comenzar a utilizar una herramienta de colaboración con éxito, todos los jugadores clave del equipo deben aceptarla. Tiene que convertirse en parte de la cultura.

Cuando esté en funcionamiento con una aplicación de colaboración que se adapte a sus necesidades y todo comience a hacer clic, es posible que se sorprenda de lo mucho más productivo y organizado que se ha vuelto su equipo.

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