¿De regreso a la oficina?  Estas son las mejores herramientas de gestión del espacio

¿De regreso a la oficina? Estas son las mejores herramientas de gestión del espacio

Aunque parece que la pandemia de COVID-19 continuará durante algún tiempo, muchas organizaciones están planeando al menos un regreso parcial a la oficina. Por lo general, eso se debe a que simplemente quieren permanecer en el negocio o porque los empleados ya no pueden soportar el aislamiento de trabajar desde casa. El desafío para las empresas es descubrir cómo equilibrar este regreso al lugar de trabajo con el mantenimiento de las pautas de salud y seguridad exigidas por los CDC, así como por los municipios locales.

Dado que no existe un precedente moderno para esta situación, los ejecutivos y administradores de propiedades están aprendiendo sobre la marcha y utilizando nuevas herramientas a medida que están disponibles. Aparte de las herramientas más generales para el regreso al trabajo, puede encontrar ayuda eficaz en un subconjunto de herramientas de administración de instalaciones, generalmente llamadas administración de espacio.

¿Qué es el software de gestión del espacio?

Originalmente una herramienta para administradores de propiedades inmobiliarias, el software de gestión de espacios es esencialmente una amplia solución de seguimiento y planificación. Sin embargo, a diferencia de las aplicaciones generales de gestión de activos, estas herramientas realizan un seguimiento de todo dentro y fuera de una propiedad determinada, lo que significa que pueden manejar una amplia y compleja gama de información. Desde planos de edificios hasta etiquetado de activos e información del personal, una herramienta de gestión del espacio está diseñada para brindarle al administrador de la propiedad una vista panorámica de una propiedad determinada. Por lo general, esto puede ser cualquier cosa, desde una suite de oficina hasta un campus completo, y la herramienta debería permitirle al gerente profundizar en cualquier área que necesite ajustes.

La capacidad de manejar una amplia variedad de datos ha hecho que sea bastante fácil para los proveedores de administración de espacio agregar nuevas funciones diseñadas específicamente para abordar problemas relacionados con la pandemia. El enfoque principal para la mayoría es cómo mantener una fuerza de trabajo de empleados eficaz en el sitio y al mismo tiempo mantener a esas personas seguras. Las medidas que los gerentes deberán considerar incluyen el establecimiento de nuevos umbrales máximos de ocupación y la búsqueda de formas de hacerlos cumplir; mantener distancias mínimas de seguridad entre los empleados mientras se realiza el trabajo; y desarrollar, implementar o al menos integrar con alguna forma de rastreo de contactos.

Sin embargo, dado que esta situación es tan fluida, hay pocas características comunes entre los proveedores. Deberá investigar cada solución cuidadosamente y compararla con sus requisitos de regreso al trabajo para poder determinar si es adecuada para sus necesidades. Siguiendo los cinco pasos a continuación, no solo puede trazar un mapa de sus requisitos de regreso a la oficina, sino también lo que su herramienta de administración de espacio debe poder hacer para ayudar. Después de eso, consulte nuestra lista de proveedores de los mejores jugadores para conocer las capacidades que coinciden.

1: Medir la población de empleados

Esto simplemente se refiere a averiguar cuántas personas están permitidas actualmente en su espacio, ya que es probable que esos números hayan cambiado de lo que eran antes de la pandemia. Para averiguar qué está actualizado, consulte los sitios web municipales locales para obtener información de orientación. Por ejemplo, las oficinas principales de PCMag.com se encuentran en la ciudad de Nueva York, donde el gobierno de la ciudad ha publicado una serie de pautas y documentos como estos para ayudar a las empresas a regresar al trabajo de manera segura. Seguir exactamente estas pautas es fundamental, ya que muchas ciudades, incluida Nueva York, están realizando controles al azar en las empresas que regresan al trabajo para asegurarse de que los empleados estén seguros.

Una vez que sepa cuántas personas están permitidas en su espacio, el siguiente paso es seguir los flujos de trabajo de su negocio para averiguar quién necesidades estar en la oficina para hacer el trabajo. Algunos equipos pueden funcionar bien desde casa, mientras que otros se beneficiarán más de estar juntos en un solo espacio. Quiénes son esas personas, cuándo deberían trabajar juntas y especialmente dónde deberían reunirse son decisiones que serán individuales para cada negocio. Pero no puede avanzar con la gestión del espacio sin conocer las respuestas.

2: Cree un plano de planta de distanciamiento social

Una vez que se establece el umbral de su empleado (recuerde, eso es quién y cuándo), puede construir un mapa de su nueva oficina que se adhiera al distanciamiento social seguro. Aquí es donde las herramientas de gestión del espacio realmente pueden brillar, ya que pueden importar imágenes CAD del plano de planta de su oficina hasta el nivel del escritorio individual. Luego, debe mapear dónde trabaja cada empleado y asegurarse de que, independientemente de quién esté presente, todos mantengan una distancia segura adecuada.

Algunas empresas podrán manejar esto en un nivel dinámico simplemente permitiendo que los empleados reserven tiempo en la oficina, asignándoles los espacios de escritorio que estén vacíos y debidamente distanciados. Una vez que alcanza la ocupación máxima, el sistema de reservas simplemente rechaza las nuevas solicitudes. Sin embargo, en las oficinas estándar, este enfoque probablemente no funcionará con mucha frecuencia a corto plazo. Esto se debe a que, además de mantener una distancia mínima segura entre sí, la mayoría de las pautas, incluidas las del CDC, también enfatizan la minimización de las áreas y cosas que los empleados pueden tocar.

En otras palabras, es mejor mantener el escritorio de Anne reservado solo para Anne en lugar de recorrerlo en bicicleta a diferentes empleados según la hora del día o la semana. Aquí es donde los ejecutivos deberán consultar sus datos de flujo de trabajo. ¿Quién necesita estar en la oficina trabajando con Anne para que sea eficaz? Es probable que termine creando turnos de empleados y equipos que pueden presentarse juntos en el sitio y asignarles espacios fijos. Afortunadamente, el software de gestión del espacio puede facilitar mucho esa tarea.

3: Diseñe su proceso de registro

Incluso si crea turnos de empleados completamente fijos, aún deberá implementar un proceso de registro para los empleados que ingresan por la puerta. Exactamente lo que implica este proceso dependerá de dos factores principales: los requisitos de su gobierno local (si corresponde) y la recopilación de los datos que necesita para rastrear y mantener su plan de distanciamiento social.

Algunas herramientas de administración de espacio ayudarán con funciones dedicadas, como el rastreo de contactos. En realidad, estos podrían estar integrados en la aplicación. Otros se basarán en integraciones, generalmente con rastreo de contactos de terceros o sistemas de control de acceso basados ​​en lobby.

4: Supervisar las instalaciones y los recursos laborales

La colaboración es una razón clave por la que las empresas regresan a la oficina. Sin embargo, eso significa compartir más que solo espacio. Las salas de reuniones, las cocinas, los baños y las áreas de espera son solo algunos ejemplos de espacios compartidos. Las impresoras, los archivos físicos y los archivadores, los teléfonos de voz sobre IP (VoIP) y el equipo especializado, como un carrito de emergencia de un hospital o un sistema de punto de venta (POS) de una tienda minorista, son ejemplos de recursos compartidos.

Parte de su ejercicio de análisis de flujo de trabajo debe comprender quién necesita acceso al espacio o al equipo y cuándo. También debe tener un plan sobre cómo desinfectar estos recursos compartidos una vez que se hayan utilizado. Con su capacidad para rastrear activos, el software de gestión del espacio puede ayudar a asignar tanto el espacio compartido como los activos de la oficina. Sin embargo, el proceso de desinfección deberá realizarse por separado. Afortunadamente, la mayoría de las pautas de seguridad del gobierno local incluirán información sobre la mejor manera de realizar este paso, así que verifique allí primero y luego trabaje con su equipo de instalaciones para elaborar el tipo de plan correcto.

5: Establecer análisis

El simple hecho de establecer una lista de personal en un turno de oficina determinado no es suficiente para mantener un distanciamiento social seguro, especialmente desde la perspectiva de las pautas de seguridad locales. La mayoría de las empresas deberán demostrar el cumplimiento antes de que los gobiernos de su pueblo o ciudad les permitan reabrir, por lo que la recopilación de los datos necesarios es inevitable. Lea las pautas locales para conocer los datos mínimos que necesita recopilar y luego trabaje con los gerentes de sus instalaciones para decidir qué datos adicionales podría necesitar más allá de ese umbral. Después de todo, el objetivo no es simplemente reabrir, sino hacerlo de manera segura para que pueda proteger tanto a los empleados como a sus familias.

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Los puntos de datos primarios, por supuesto, incluyen saber siempre quién está trabajando, cuándo y dónde. Pero la granularidad de estos datos puede variar. Por ejemplo, ¿necesita saber exactamente quién está en la oficina en un momento dado, o simplemente necesita una hoja de registro de quién ingresó al edificio esa mañana? ¿Necesita un mapa de escritorios y quién debería estar sentado en ellos, o necesita una imagen en vivo de exactamente quién está sentado dónde en un momento dado?

Las herramientas de gestión del espacio recopilarán datos de manera diferente. Dado que los análisis son importantes, esto se convertirá en un diferenciador clave entre los proveedores. Si bien no están a la par con las herramientas completas de inteligencia empresarial (BI), todas estas soluciones ofrecen algún tipo de informes y también deberían tener una manera fácil de exportar esos datos.

Las entradas más avanzadas promocionan cosas como análisis visual, que generalmente se basan en planos de planta, pero mucho más que un simple mapa. Dependiendo del proveedor, puede usar un plano de planta para rastrear la presencia de los empleados, reasignar empleados en grupos (especialmente departamentos) y rastrear áreas “calientes” a través de una variedad de lentes, como el recuento de empleados, la tarea y el intervalo de tiempo.

Sin embargo, un punto importante a considerar aquí es precisamente cómo que datos se van a recopilar. Cuanto más profunda y avanzada sea la métrica que desea alcanzar, más tecnología necesitará aplicar. La mayoría de las herramientas dependen principalmente de que los empleados descarguen una aplicación en sus teléfonos inteligentes, pero algunas requerirán software adicional o tokens físicos, que deberán distribuirse y administrarse. Asegúrese de que su representante de ventas le asigne todas estas opciones antes de comprometerse.

Datos para el futuro

La mayoría de los gerentes están de acuerdo en que gran parte de la “nueva normalidad” que estamos viendo en términos de hábitos laborales probablemente seguirá siendo permanente incluso después de que la pandemia se desvanezca. Eso incluye una gran parte de la fuerza laboral de oficina que permanece en casa. Si está en ese barco, asegúrese de leer los consejos de la gurú de la oficina en casa de PCMag.com, Jill Duffy, especialmente sus mejores consejos para trabajar de manera inteligente desde casa a largo plazo.

Sin embargo, las empresas que necesitan devolver incluso una parte de su fuerza laboral a la oficina a corto plazo se enfrentan a muchos desafíos, y la gestión del espacio solo ayudará con algunos de ellos. Ser inteligente en la planificación de turnos es otro problema en el que una herramienta de software adecuada puede marcar una gran diferencia, como es el espinoso problema de la supervisión de los empleados para los trabajadores a domicilio.

Pero no importa la herramienta seleccionada o el trabajo realizado, un punto clave aquí, y una tarea que deberá abordar en cada caso, es la recopilación de datos. Para mantener a los empleados seguros, estas herramientas, especialmente las que se ocupan de la gestión del espacio, deben compartir los datos adecuados. Entonces, averiguar cuáles son esos datos …

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